Hartford Public Schools -

Multilingual Family Supports Team
860-695-8400

Introduction: Hartford Public Schools (HPS) is committed to ensuring that all parents and caregivers are able to meaningfully participate in their child’s education. No one should have to seek language assistance from family, friends or children in order  to communicate with the school. Language access helps multilingual families communicate  effectively with the school staff. This guide explains the principles of language access and the procedures we follow  to deliver translation (written) and interpretation (spoken) services to all families who need them. If you have any  questions, complaints or comments, call the phone number at the bottom of the page. 

How Does HPS Determine Translation and Interpretation Needs for Families? 

a. When parents and caregivers enroll their child in HPS, the Office of Enrollment and School Choice will capture family and caregivers language preference to notify the student’s school of the preferred language.

b. If your family’s language needs change, you may request translation and interpretation services at any time  by notifying the office staff, principal, or teacher at your child’s school. 

c. The school district will honor your family’s language preferences and will hold them in place until the  parent or legal guardian expressly changes them. 

d. The designated language preference will be stored in  PowerSchool, the Student Information System, which will be accessible to all principals and teachers.

Will HPS Translate My Child’s Documents from Their School?

a. All documents produced by the school district found on the website, including the superintendent’s  regular updates to families, will be accessible in English and Spanish and upon request, in any other  language. 

b. The school district will translate documents such as reports cards and consent forms, into any language, for  Multilingual families. 

c. If you receive an essential document with no translation, please notify your school to request one. 

d. HPS will ensure special education and 504 documents will be translated using the CT-SEDS platform, as mandated and administered by the State of Connecticut Department of Education. As of February 27, 2023, there are 10 languages available on CT-SEDS for documents: Albanian, Arabic, Bengali, Creole-Haitian, Mandarin, Polish, Portuguese, Spanish, Urdu, Vietnamese.

Can I Receive Interpretation Services at my Child's School Event or Conference? 

a. All meetings sponsored or produced by the school district including conferences, presentations, events and  scheduled parent-teacher conferences will have Spanish interpretation available. 

b. The school district will provide either an interpreter or a trained bilingual staff member at meetings, hearings or interviews involving investigation or inquiry into a student’s potential violation of school rules, policies  or procedures or in which discipline may result. 

c. If your primary language is neither English nor Spanish and you either plan to attend a school or district  event or you wish to meet with your child’s teacher or principal, notify the school staff at least a week  before so that there is sufficient time to arrange interpretation services. 

My Child has an IEP, Will I Receive Translated Copies of Essential Documents?

a. Consistent with special education requirements, the school district will provide translation and  interpretation services to multilingual parents and legal guardians who have students with  disabilities. 

b. The school district will deliver the translated Individualized Education Plan to the family within ten days  of the meeting. Given a timely request from parents, assessments or evaluation reports will be translated by  Pupil Services and provided to the parents at least two days before the team meeting. 

c. The school district will not ask any multilingual  parent or guardian to sign an Individualized  Education Plan or any other special education-related document unless it has been provided in the family and caregiver’s primary language or sight translated by an interpreter at the time of signing. 

d. HPS will ensure the Language Line is available for interpretation for PPT meetings. All special education case managers, directors, and related service staff will be given the Language Line information. If interpretation services fall through and can not be gained, the meeting will not proceed with parents or caregivers until appropriate interpretation is provided.

What if my Primary Language is not English or Spanish?

HPS will make reasonable efforts to provide interpretation and translation to parents and caregivers who speak a low incidence language.

• HPS will provide translation of all district level or school level letters, notices, and documents containing essential educational information, so long as the parent provides HPS with reasonable notice (5 days for up to 2 pages and 2 weeks for longer documents). 

  
  

Introducción: Las Escuelas Públicas de Hartford (Hartford Public Schools, HPS) tienen el compromiso de garantizar que todos los padres y los cuidadores puedan tener una participación importante en la educación de sus hijos. Ninguna persona debería tener que buscar ayuda con el idioma en la familia, en los amigos o en los hijos para comunicarse con la escuela. El acceso al idioma ayuda a las familias multilingües a comunicarse eficazmente con el personal de la escuela. Esta guía explica los principios del acceso al idioma y los procedimientos que seguimos para prestar servicios de traducción (escritos) y de interpretación (hablados) a todas las familias que los necesitan. Si tiene preguntas, quejas o comentarios, llame al número de teléfono que figura en la parte inferior de la página.

 ¿De qué manera las HPS determinan las necesidades de traducción e interpretación de las familias?

a. Cuando los padres y los cuidadores inscriben a sus hijos en las HPS, la Oficina de Inscripción y Elección de Escuela registrará la preferencia idiomática de la familia y de los cuidadores, a fin de notificar a la escuela del estudiante sobre el idioma preferido.

b. Si las necesidades idiomáticas de su familia cambian, puede solicitar los servicios de traducción e interpretación en cualquier momento mediante la notificación al personal, al director o a un maestro de la escuela de su hijo.

c. El distrito escolar respetará las preferencias idiomáticas de su familia y las mantendrá hasta que los padres o el tutor legal las cambien expresamente.

d. La preferencia idiomática indicada quedará almacenada en PowerSchool, el Sistema de Información del Estudiante, que será accesible para todos los directores y los maestros.

Las HPS, ¿traducirán los documentos de la escuela de mi hijo?

a. Todos los documentos creados por el distrito escolar que se encuentran en el sitio web, incluidas las actualizaciones habituales de la superintendente para las familias, estarán disponibles en inglés y en español y, previa solicitud, en cualquier otro idioma.

b. El distrito escolar traducirá a cualquier idioma los documentos, por ejemplo, los boletines de calificaciones y los formularios de consentimiento, para las familias mulitilingües.

c. Si recibe un documento indispensable sin traducir, notifique a su escuela para solicitar uno.

d. Las HPS se asegurarán de que los documentos de educación especial y de la Sección 504 sean traducidos usando la plataforma del Sistema de Datos de Educación Especial de Connecticut (CT-SEDS), según las exigencias y regulaciones del Departamento de Educación del Estado de Connecticut. A partir del 27 de febrero de 2023, hay 10 idiomas disponibles en el CT-SEDS para los documentos: albanés, árabe, bengalí, haitiano criollo, mandarín, polaco, portugués, español, urdu, vietnamita.

¿Puedo recibir servicios de interpretación en el evento o la conferencia de la escuela de mi hijo?

a. En todas las reuniones patrocinadas o producidas por el distrito escolar, incluidas las conferencias, las presentaciones, los eventos y las conferencias programadas entre padres y docentes, habrá servicios de interpretación en español disponibles.

b. El distrito escolar proporcionará un intérprete o un miembro del personal bilingüe capacitado para que esté presente en las reuniones, las audiencias o las entrevistas relacionadas con investigaciones o indagatorias por la posible violación de las reglas, las políticas o los procedimientos de la escuela por parte de un estudiante, o en las cuales pueden tomarse medidas disciplinarias.

c. Si su lengua materna no es el inglés ni tampoco el español y usted prevé asistir a un evento de la escuela o del distrito, o si desea reunirse con el maestro o el director de su hijo, notifique al personal de la escuela por lo menos con una semana de antelación, de modo que haya tiempo suficiente para organizar los servicios de interpretación.

Mi hijo tiene un Plan de Educación Individualizado (IEP, por sus siglas en inglés), ¿recibiré copias de los documentos indispensables?

a. De acuerdo con los requerimientos de la educación especial, el distrito escolar prestará servicios de traducción y de interpretación a los padres y tutores multilingües que tienen estudiantes con discapacidades.

b. El distrito escolar enviará a la familia el Plan de Educación Individualizado en el término de diez días después de la reunión. Ante una solicitud de los padres en tiempo y forma, los Servicios Estudiantiles traducirán las evaluaciones o los informes de evaluación, y estos se entregarán a los padres por lo menos dos días antes de la reunión del equipo.

c. El distrito escolar no le pedirá a ningún padre o tutor que firme el Plan de Educación Individualizado ni ningún otro documento especial relacionado con la educación, salvo que este haya sido provisto en la lengua materna de la familia y del cuidador o que un intérprete lo traduzca oralmente en el momento de la firma.

d. Las HPS se asegurarán de que la Línea de idiomas esté disponible para la interpretación en las reuniones del Equipo de Planificación y Ubicación (PPT, por sus siglas en inglés). Todos los coordinadores de casos, los directores y el personal del servicio relacionado recibirán la información sobre la Línea de idiomas. Si fracasan los servicios de interpretación y no es posible conseguirlos, la reunión con los padres o los cuidadores no continuará hasta tanto se proporcionen los servicios de interpretación adecuados.

 ¿Qué ocurre si mi lengua materna no es el inglés ni tampoco el español?

 Las HPS harán los esfuerzos razonables para brindar servicios de interpretación y de traducción a los padres y los cuidadores que hablan un idioma de baja incidencia.

• Las HPS ofrecerán la traducción de todas las cartas, las notificaciones y los documentos a nivel del distrito o de la escuela que contienen información educativa indispensable, siempre que los padres envíen a las HPS una notificación razonable (5 días para hasta 2 páginas y 2 semanas para los documentos más extensos).

Equipo de apoyos para las familias multilingües | 860-695-8400